Política de Protección de Datos

Su privacidad es muy importante para nosotros. Hemos desarrollado esta Política de Protección de Datos para que usted entienda cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos, transmitimos, transferimos, eliminamos o procesamos de otro modo (colectivamente, «procesar») sus datos personales, y las medidas que tomamos para garantizar su protección. También le informamos cómo ponerse en contacto con nosotros para responder cualquier pregunta sobre protección de datos.

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos se aplica a todas las dimensiones y actividades, en todas las geografías en las que operamos, cuando se aplica la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y sus normas de desarrollo.

Se aplica al tratamiento de datos personales recopilados por XFR, directa o indirectamente, de todas las personas, incluyendo pero no limitado a solicitantes de empleo actuales, pasados o potenciales, empleados, clientes, consumidores, niños, proveedores, contratistas y subcontratistas, accionistas o cualquier tercero. Se entiende por «datos personales» cualquier dato que se relacione con una persona identificada o identificable, o con una persona que pueda ser identificada por medios razonablemente probables de ser utilizados.

En esta política, «usted» y «su» se refieren a cualquier individuo cubierto. «Nosotros», «nos», «nuestro» y «XFR» se refieren a X Financial Reports, S. A.

2. Definiciones

Queja

La queja presentada por un interesado ante una Autoridad de Supervisión o un tribunal de justicia, si considera que se infringen sus derechos en virtud de la Ley de Protección de Datos.

Responsable del tratamiento

La entidad que determina los fines y los medios del procesamiento de los datos personales.

Legislación de protección de datos

La Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y sus normas de desarrollo.

Punto de contacto de protección de datos local

La persona designada por XFR, encargada de manejar los asuntos de privacidad de datos locales.

Datos personales

Cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Una persona física identificable es aquella que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador como un nombre, un número de identificación, datos de ubicación, un identificador en línea, o a uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de esa persona.

Procesamiento o tratamiento de datos personales

Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realicen sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por medios automatizados o no: recopilación, registro, organización, estructuración, adaptación o alteración del almacenamiento, recuperación, consulta, uso, divulgación por transmisión, difusión o puesta a disposición, alineación o combinación, restricción, supresión o destrucción.

Privacidad por diseño

Cuando se inicie un nuevo proyecto digital o una nueva oportunidad de negocio que implique el tratamiento de datos personales, se tendrá en cuenta la protección de datos tanto en el momento de la definición de los medios y de las correspondientes medidas de seguridad técnicas y organizativas, como en el momento de la propia ejecución del tratamiento. El mismo principio se aplica cuando XFR tiene la intención de fusionarse con o adquirir una empresa.

Privacidad por defecto

El personal debe estar capacitado para manejar los datos personales e implementar procedimientos que garanticen que, cada vez que se procesan datos personales, se tomen las medidas técnicas y organizativas adecuadas para que, por defecto, solo se procesen los datos necesarios para cada propósito específico —en términos de cantidad de datos, extensión del procesamiento y retención— y que se hagan accesibles únicamente a un número limitado de personas que necesitan conocerlos.

Solicitud

Uno de los mecanismos proporcionados por la Ley de Protección de Datos a las personas físicas para permitirles ejercer sus derechos, como el derecho de acceso, rectificación o supresión. Una persona puede realizar una solicitud ante cualquier entidad que procese sus datos personales.

Datos personales sensibles

Designados como «categorías especiales de datos», se refieren a cualquier dato personal que revele origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliaciones sindicales, así como el procesamiento de datos genéticos y de datos biométricos con el fin de identificar de manera única a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida u orientación sexual. Esta definición incluye también los datos personales relacionados con condenas penales y delitos.

Entidad o entidades

Cualquier corporación, sociedad u otra entidad u organización que sea admitida periódicamente como miembro de XFR.

Autoridad de Supervisión

La autoridad pública independiente competente en materia de protección de datos personales. En la República de Panamá dicha función corresponde a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

3. Recopilación y tratamiento de sus datos personales

3.1 Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos

Nos comprometemos a cumplir con cualquier legislación aplicable en relación con los datos personales y nos aseguraremos de que estos se recopilen y procesen de conformidad con las disposiciones de protección de datos; en Panamá, la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales.

3.2 Legalidad, equidad y transparencia

No recopilamos ni procesamos datos personales sin tener una razón legal para hacerlo. Es posible que tengamos que recopilar y procesar sus datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato del que usted sea parte, cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que estamos sujetos, o cuando sea necesario con su consentimiento previo. También podemos recopilar y procesar sus datos personales para los intereses legítimos de XFR, excepto cuando dichos intereses sean anulados por sus intereses, derechos y libertades fundamentales.

Al recopilar y procesar sus datos personales le proporcionaremos un aviso de información o declaración de privacidad justo y completo sobre quién es responsable del procesamiento, para qué fines se procesan, quiénes son los destinatarios, cuáles son sus derechos y cómo ejercerlos, a menos que sea imposible o requiera esfuerzos desproporcionados hacerlo.

Cuando lo exija la ley aplicable, solicitaremos su consentimiento previo, por ejemplo antes de recopilar cualquier dato personal sensible.

3.3 Propósito legítimo, limitación y minimización de datos

Sus datos personales se recopilan para fines especificados, explícitos y legítimos, y no se procesan de manera incompatible con dichos fines.

Cuando XFR actúa para sus propios fines, sus datos personales se procesan principalmente para, pero no limitado a, los siguientes fines: gestión de contratación; gestión de recursos humanos; gestión contable y financiera y controles e informes relacionados; finanzas, tesorería y gestión fiscal; gestión de riesgos; gestión de la seguridad de los empleados; provisión de directorio activo, herramientas de TI o sitios web internos y cualquier otra solución digital o plataforma colaborativa; gestión de soporte de TI, incluyendo gestión de infraestructura, gestión de sistemas y aplicaciones; gestión de salud y seguridad; gestión de la seguridad de la información; gestión de relaciones con los clientes, ofertas, gestión de ventas y marketing; gestión de suministros; comunicación interna y externa y gestión de eventos; cumplimiento de obligaciones contra el blanqueo de capitales o cualquier otro requisito legal; operaciones de análisis de datos; y gestión corporativa legal e implementación de procesos de cumplimiento.

3.4 Precisión de los datos y limitación del almacenamiento

XFR mantendrá los datos personales que se procesen de forma precisa y, de ser necesario, actualizados. Además, solo conservaremos los datos personales durante el tiempo que sea necesario para los fines para los que los recopilamos, incluidos los fines de satisfacer cualquier requisito legal, contable o de informes y, cuando sea necesario para que XFR los haga valer o se defienda contra reclamaciones legales, hasta el final del período de retención pertinente o hasta que se hayan resuelto las reclamaciones en cuestión.

Si desea obtener más información sobre nuestros períodos de retención específicos, establecidos en nuestra política de retención, puede ponerse en contacto con nosotros en servicioalcliente@xfinancialreports.com. Al expirar el período de retención aplicable, destruiremos de forma segura sus datos personales de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

4. Seguridad de sus datos personales

Implementamos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra alteraciones o pérdidas accidentales o ilegales, o contra el uso, divulgación o acceso no autorizados, de acuerdo con nuestra Política de Seguridad de la Información y Sistemas de Grupo.

Tomamos, cuando sea apropiado, todas las medidas razonables basadas en los principios de privacidad por diseño y privacidad por defecto para implementar las salvaguardias necesarias y proteger el procesamiento de datos personales. También llevamos a cabo, dependiendo del nivel de riesgo planteado por el procesamiento, una evaluación de impacto de privacidad para adoptar las salvaguardias adecuadas. Proporcionamos medidas de seguridad adicionales para los datos considerados sensibles.

5. Divulgación de sus datos personales

Compartimos sus datos personales en las siguientes circunstancias:

• Con entidades de XFR para los fines descritos en esta política.
• Con terceros, incluidos ciertos proveedores de servicios que hemos contratado en relación con los fines descritos en esta política y los servicios que proporcionamos.
• Con las empresas que prestan servicios de control de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y otros fines de prevención del fraude y del delito, y con empresas que prestan servicios similares, incluidas las instituciones financieras y los organismos reguladores con los que se comparten dichos datos.
• Con tribunales, autoridades encargadas de hacer cumplir la ley, reguladores, funcionarios gubernamentales, abogados u otras partes, cuando sea razonablemente necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de una reclamación legal o equitativa, o para los fines de un proceso confidencial de resolución alternativa de controversias.
• Con proveedores de servicios que contratamos dentro o fuera de XFR, nacionales o en el extranjero —por ejemplo, centros de servicio compartidos—, para procesar datos personales para cualquiera de los fines enumerados anteriormente en nuestro nombre y de acuerdo con nuestras instrucciones solamente.
• Si vendemos o compramos cualquier negocio o activo, en cuyo caso podemos divulgar sus datos personales al posible vendedor o comprador de dicho negocio o activos a los que asignamos o renovamos cualquiera de nuestros derechos y obligaciones.

6. Transferencias internacionales de datos personales

Algunos de los países en los que XFR opera pueden no proporcionar el mismo nivel de protección de datos que el país en el que usted reside. Para las transferencias de sus datos personales a dichos países, ya sea a entidades dentro o fuera de XFR, se ha establecido una protección adecuada para proteger sus datos personales, conforme a lo exigido por la legislación aplicable.

Se le proporcionará más información sobre cualquier transferencia internacional de sus datos personales en el momento de su recopilación, a través de los avisos o políticas de privacidad correspondientes. Para obtener más información, incluida la obtención de una copia de los documentos utilizados para proteger su información, póngase en contacto con nosotros en servicioalcliente@xfinancialreports.com.

7. Cookies

Algunos de nuestros sitios web pueden utilizar «cookies». Las cookies son pequeños archivos de texto que se colocan en su dispositivo cuando visita ciertos sitios web. Podemos utilizar cookies para saber, por ejemplo, si nos ha visitado antes o si es un nuevo visitante, y para ayudarnos a identificar las funciones en las que puede tener mayor interés. Las cookies pueden mejorar su experiencia en línea al guardar sus preferencias mientras visita un sitio web.

Le informaremos, cuando visite nuestros sitios web, qué tipos de cookies utilizamos y cómo deshabilitarlas. Cuando lo exija la ley, tendrá la posibilidad de visitar nuestros sitios web y rechazar el uso de cookies en cualquier momento. Para obtener más información, consulte nuestra Política de Cookies.

8. Sus derechos

XFR se compromete a garantizar la protección de sus derechos en virtud de las leyes aplicables. A continuación encontrará un resumen de sus diferentes derechos:

Derecho de acceso y rectificación

Puede solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted. También puede solicitar la rectificación de datos personales inexactos o que se completen los datos personales incompletos.

Derecho de supresión

Su derecho al olvido le da derecho a solicitar la supresión de sus datos personales en los casos en que: los datos ya no son necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos; usted decide retirar su consentimiento; usted se opone al tratamiento; sus datos personales han sido procesados ilegalmente; exista una obligación legal de borrarlos; o se requiera la supresión para garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables.

Derecho a la restricción del tratamiento

Puede solicitar que se restrinja el tratamiento de sus datos personales en los casos en que: usted impugna su exactitud; XFR ya no necesita sus datos personales para los fines del procesamiento; o se ha opuesto al procesamiento por razones legítimas.

Derecho a la portabilidad de los datos

Puede solicitar, en su caso, la portabilidad de los datos personales que haya facilitado a XFR, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, y transmitirlos a otro responsable de tratamiento sin obstáculos por parte de XFR, cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se lleve a cabo por medios automatizados. También puede solicitar que sus datos personales se transmitan a un tercero de su elección, cuando sea técnicamente posible.

Derecho a oponerse al procesamiento

Puede oponerse al procesamiento de sus datos personales, especialmente en relación con la elaboración de perfiles o las comunicaciones de marketing. Cuando procesamos sus datos personales sobre la base de su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento.

Derecho a no estar sujeto a decisiones automatizadas

Tiene derecho a no estar sujeto a una decisión basada únicamente en el procesamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que tenga un efecto legal sobre usted o le afecte significativamente.

Derecho a presentar una queja

Puede presentar una queja ante la Autoridad de Supervisión de protección de datos del país de su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción, independientemente de si ha sufrido daños y perjuicios. También tiene derecho a presentar su reclamación ante los tribunales donde la entidad de XFR tenga un establecimiento o donde usted tenga su residencia habitual.

Para ejercer estos derechos puede escribirnos a ventas@xfinancialreports.com, indicando su solicitud y los datos que permitan identificarle, o utilizar el formulario de contacto de este sitio. Para obtener más información, consulte nuestra Política de Solicitudes de Protección de Datos.

9. Niños

Los niños merecen una protección específica con respecto a sus datos personales, ya que pueden ser menos conscientes de los riesgos, consecuencias y salvaguardias en cuestión, y de sus derechos en relación con el tratamiento de datos personales. Dicha protección específica debe aplicarse, en particular, al uso de los datos personales de los niños con fines de marketing o creación de perfiles de personalidad o de usuario, y a la recopilación de datos personales respecto de los niños al utilizar los servicios ofrecidos directamente a un niño.

No recopilamos ni procesamos los datos personales de los niños sin el consentimiento del titular de la responsabilidad parental cuando sea necesario. En particular, no promovemos ni comercializamos nuestros servicios a niños, excepto por servicios específicos y con el consentimiento del titular de la responsabilidad parental. Si cree que hemos recopilado por error datos personales de un niño, notifíquenos utilizando los datos de contacto que se proporcionan a continuación.

10. Actualización

Podemos actualizar esta política periódicamente, a medida que nuestro negocio cambia o cambian los requisitos legales. Si realizamos cambios significativos, publicaremos un aviso en nuestro sitio web cuando los cambios entren en vigor y, en su caso, le enviaremos una comunicación directa sobre el cambio.